Comment être un bon secrétaire
Si vous voulez devenir un grand professionnel du secrétariat, nous vous invitons à poursuivre la lecture de ce poster. Être un bon secrétaire implique certaines compétences qui sont nécessaires pour développer efficacement ce type de poste. Vous devez être concentré, très organisé et avoir de bonnes compétences en communication écrite et orale. Si vous souhaitez devenir secrétaire ou simplement améliorer votre position, nous vous disons sur oriente-metiers.com comment être un bon secrétaire.
Les étapes à suivre :
1
Vous devez être à l’heure dans votre travail, arrivez à l’heure ou même quelques minutes en avance pour être à l’heure. Vous montrerez que vous êtes responsable, que vous vous souciez de votre travail et que vous êtes totalement impliqué. Si vous êtes en retard, vous ferez très mauvaise impression et vous blesserez votre patron.
Outre la ponctualité, vous devez toujours être prêt à répondre à toutes sortes de questions. Un bon secrétaire est très bien informé et à jour sur tout ce qui concerne sa position. Vous devez même avoir anticipé les éventuelles questions inattendues et leurs réponses. Vous devez connaître les objectifs et la gestion de l’entreprise, car vous devrez peut-être même rédiger des discours et des lettres de votre patron.
2
Vous devez connaître parfaitement l’emploi du temps de votre patron. En d’autres termes, nous vous recommandons de surveiller de près votre agenda afin de ne jamais oublier une réunion, une convocation ou un rendez-vous. Si vous l’avez sous contrôle, vous pouvez le prévenir suffisamment à l’avance pour qu’il soit toujours prêt. Aussi pour être un bon secrétaire vous devez être prêt à répondre à toutes sortes d’appels. Préparez une salutation standard pour donner un bon accueil général et très cordial à toute personne qui appelle votre patron. Vous devez être capable d’avoir une bonne conversation avec tout contact de votre patron et toujours garder un niveau formel dans toute la conversation sans révéler aucune sorte d’information pour laquelle vous n’êtes pas autorisé.
3
Pour être un secrétaire optimal, vous devez toujours être utile et en maintenant toujours l’éducation et les bonnes manières. Lorsque vous parlez au téléphone ou en personne, vous devez être très éduqué et organisé. Lorsque vous recevez des appels ou des visites, prenez note de l’appelant et de ses coordonnées. Dès que vous voyez votre patron, vous devez lui transmettre les avis d’appel rapidement et avec diligence. Il pense que ces arrangements sont importants et que parfois de nouveaux clients peuvent figurer parmi ces appels. En étant rapide et efficace dans toutes sortes de procédures, vous gagnerez des points pour votre patron.
4
Vous devez prendre soin de votre image compte tenu de votre type de travail. Elle est bien habillée, formelle et élégante. Ne vous maquillez pas trop, vous devez être naturel mais avec classe. L’image est importante, pensez que vous êtes le représentant de votre patron, et c’est une façon de valoriser votre travail et de donner de l’importance à la fonction. Dans les articles suivants, vous trouverez quelques conseils :
5
Vous devez être très organisé, garder votre espace de travail en ordre, tout classer et avoir un agenda électronique où vous contrôlez bien la routine de travail. Voir bonne initiative avec votre patronAinsi, il saura qu’il peut compter sur vous au-delà du strict nécessaire. Et surtout, ne dites jamais que quelque chose n’est pas possible, avec cette attitude vous ferez preuve d’une attitude négative qui n’est pas du tout souhaitable. Votre patron doit sentir que chaque objectif est réalisable.
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