Création d’un Manuel de l’Employé, Quelles Politiques RH Inclure ?

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Le guide de l’employé

Avoir un manuel de l’employé complet est un must pour toute entreprise. Du point de vue de l’entreprise, un manuel de l’employé prévient les problèmes, s’assure que tout le monde est traité de façon uniforme et assure la protection juridique de l’organisation.

Dans cet article, nous passerons en revue toutes les sections et politiques qui devraient être incluses, pourquoi chacune d’elles est importante et comment tirer le meilleur parti de ce précieux atout RH.

But du guide de l’employé

Votre manuel devrait commencer par une brève description de la raison d’être du document. Il devrait dire aux employés qu’ils sont censés connaître toutes les politiques et procédures qui sont couvertes. Vous devriez également mentionner qu’il est possible qu’il y ait des politiques qui ne sont pas incluses et que les membres du personnel sont invités à adresser toute question à leur gestionnaire ou à leur RH.

Le but du manuel de l’employé devrait également inclure un avis de non-responsabilité indiquant aux employés que le manuel n’est pas un contrat et que l’emploi dans votre entreprise est considéré comme un « volontaire ».

La rédaction de cette section peut s’avérer un exercice difficile, alors assurez-vous de collaborer avec un avocat ou un professionnel des RH bien informé.

Description, histoire et culture de l’entreprise

Parlez à vos employés de la philosophie et des objectifs à long terme de votre entreprise. Ils ont déjà une bonne idée de ce que l’entreprise vend, mais décrivent la valeur qu’elle procure et pourquoi les clients choisissent votre solution plutôt que celle d’un concurrent.

De plus, décrivez l’histoire de votre entreprise afin qu’il y ait un historique sur la façon dont elle a vu le jour et les étapes importantes qui se sont déroulées en cours de route. Les valeurs et l’énoncé de mission de votre entreprise permettent à vos employés de savoir ce qui est important en dehors de leurs responsabilités professionnelles immédiates.

Politique de conduite

La politique décrivant le comportement attendu de vos employés est peut-être la partie la plus importante de votre manuel. Il prévient les problèmes en expliquant ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas et assure la sécurité et le confort au travail pour tous. Il donne également à votre entreprise un ensemble clair de procédures au cas où des mesures devraient être prises.

Voici quelques politiques spécifiques qui devraient être incluses :

  • Politique sur le harcèlement sexuel : Expliquez que les avances importunes et le langage et les actions inappropriés ne seront pas tolérés.
  • Politique anti-discrimination : Décrivez votre lieu de travail comme un environnement inclusif qui est accueillant pour les personnes de toutes origines.
  • Politique sur les drogues, l’alcool et le tabac : Décrivez les conséquences d’être sous influence au travail et votre politique sur l’alcool et le tabac dans l’entreprise.
  • Politique sur les biens de votre entreprise : Dites à vos employés comment ils sont attendus à traiter et utiliser le bien de votre entreprise. Cette section est particulièrement importante si vous utilisez des ordinateurs, des téléphones, des véhicules ou d’autres biens de valeur que les individus utilisent quotidiennement.
  • Politique sur les médias sociaux : Il est maintenant courant de dire au personnel comment ils sont censés se comporter en ligne, surtout si leurs profils de médias sociaux font savoir qu’ils sont des employés de votre entreprise.

Cette section contribue grandement à garder le lieu de travail sans problèmes majeurs.

Politique de participation

Dites à vos employés quand on s’attend à ce qu’ils soient sur le lieu de travail et ce qu’ils doivent faire dans l’éventualité où ils ne pourraient pas se rendre au travail. Cette section devrait décrire les heures de travail, le moment où les pauses peuvent être prises et leur durée, ainsi que la façon d’y entrer et d’en sortir.

Politique sur le code vestimentaire

Expliquez en détail la tenue vestimentaire appropriée sur le lieu de travail. Cette section est d’autant plus importante si votre entreprise a une politique de code vestimentaire pour des raisons de sécurité ou de conformité à la loi. Si c’est le cas, détaillez chaque article vestimentaire requis et pourquoi chacun est important.

Politique de rémunération et d’avantages sociaux

Vos employés voudront toujours savoir quand ils seront payés et quels avantages ils reçoivent. Si votre entreprise offre des avantages secondaires, comme le remboursement des frais d’études ou de mieux-être, expliquez-les également dans cette section.

Politique de dépenses

Il est courant pour les employés de dépenser leur propre argent dans le cadre de leur travail, surtout si leur poste exige un déplacement ou un travail à l’extérieur d’un lieu de travail régulier. Votre manuel devrait inclure une politique de dépenses qui décrit les coûts que les employés peuvent être remboursés et les procédures pour ce faire.

Politique en matière de congés

Une politique détaillée sur les congés permet à vos employés de savoir à quelle fréquence ils peuvent s’absenter du travail et comment demander des congés.

Voici quelques politiques spécifiques qu’il devrait inclure:

  • Temps de vacances : Donnez le nombre exact de jours/heures de vacances que les employés reçoivent chaque année.
  • Temps de maladie : En outre, donnez le nombre exact de jours/heures de maladie que les employés reçoivent chaque année.
  • Jours fériés reconnus par la compagnie : Indiquez les jours fériés dans l’entreprise au cours de l’année pour que les employés puissent planifier en conséquence.
  • Congé de maternité, de paternité et de compassion : Détaillez les congés prévus pour les événements importants de la vie, y compris la naissance d’un enfant…

Permettre à vos employés de prendre des congés les rend heureux et productifs.

Mesures d’adaptation à l’intention des employés

Décrivez le but et les règles de chaque pièce de votre bureau, comme les salles de pause, les salles de réunion et les aires communes, et expliquez à vos employés l’organisation de leur travail personnel et la façon dont on s’attend à ce qu’ils prennent soin de leur espace personnel.

Politique de sortie

Les employés finissent par partir, que ce soit pour des raisons volontaires ou involontaires. Indiquez comment on s’attend à ce qu’un employé donne sa démission et le délai de préavis requis.

Programme de recommandation des employés

Si votre entreprise incite ses employés à recommander des personnes-ressources personnelles pour des postes vacants, il est bon d’avoir une politique de recommandation spécifique.

Lois locales et d’État

Les politiques incluses dans cet article devraient être incluses dans un manuel de l’employé standard pour toute entreprise opérant en France. Cela dit, presque toutes les villes, toutes les régions ont leurs propres lois spécifiques auxquelles les entreprises doivent se conformer. Vous devriez connaître toutes les lois  qui s’appliquent à votre entreprise et inclure toute information requise dans votre guide de l’employé.

Conseils pour un guide de l’employé efficace

Avant de conclure cet article, donnons quelques conseils pour avoir un manuel de l’employé qui couvre toutes les bases et qui est entièrement accessible à votre personnel :

Il devrait être rédigé par les RH. Les RH possèdent le manuel de l’employé dans la plupart des entreprises. Ils sont familiers avec les politiques de l’entreprise et savent comment les décrire en utilisant le bon langage, puis revus par un professionnel du droit.

Une fois la rédaction de chaque politique terminée, le document devrait être révisé par un avocat qui est un expert en droit du travail et inclus dans l’intégration des nouveaux employés.

Les nouveaux employés devraient parcourir chaque politique dans le manuel pendant leur intégration.

Obtenez les signatures de reconnaissance des nouveaux employés.

Après l’examen du guide par les nouveaux employés, demandez-leur de signer un document confirmant qu’ils comprennent bien chaque politique.

Mise à jour fréquente. Les politiques de l’entreprise évolueront avec le temps, assurez-vous de toujours mettre à jour votre guide au besoin