Kanban – Qu’est-ce que c’est et Comment l’Utiliser dans le Recrutement ?

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Le Kanban pour perfectionner votre méthode de recrutement

Pouvez-vous imaginer une technique simple et unique pour améliorer votre processus de recrutement ? Le Kanban est cité par 37% des entreprises comme le meilleur outil de suivi des processus, recrutement inclus.

Qu’est-ce que le Kanban ?

Le Kanban est une technique dans laquelle un processus spécifique est présenté visuellement. Habituellement, un tableau est utilisé lorsque des sous-tâches spécifiques sont présentées et régulièrement mises à jour.

Dans un environnement de fabrication, par exemple, le conseil d’administration montrerait chaque étape du processus de fabrication : il quantifierait les matériaux utilisés, suivrait les travaux en cours, les objectifs finaux et plus encore.

Les tableaux Kanban, qu’ils soient numériques ou physiques, contribuent à accroître l’efficacité pour plus de valeur et de croissance.

Histoire du Kanban et de ses utilisations

Dans le cadre de la nécessité d’alléger les processus de fabrication et de produire juste à temps, le tableau Kanban est un moyen d’ordonnancement et de communication pour que les efforts restent coordonnés et que les priorités soient reconnues. Cette technique a été mise au point par l’ingénieur Taiichi Ohno du constructeur automobile Toyota. On espérait que le Kanban rapprocherait l’entreprise de l’efficacité des chaînes de montage automobiles américaines : les systèmes Kanban peuvent gérer un seul processus clé ou l’ensemble du flux de travail, des fournisseurs aux clients.

L’inventaire et la responsabilité peuvent également être inclus pour optimiser le flux des matières et réduire les perturbations. Comme moyen d’augmenter la production avec des délais plus courts, le succès de Toyota a conduit à diverses formes de diffusion du Kanban dans l’industrie automobile, et finalement dans de nombreuses autres industries et dans la sphère numérique.

Kanban et recrutement agile

Le Kanban est une méthodologie Agile qui permet de faciliter un développement et des opérations plus rapides. Il permet aux équipes de s’adapter plus facilement à l’évolution des besoins, ce qui les aide à réagir beaucoup plus rapidement.

En divisant les grands projets en étapes plus petites et plus faciles à gérer, appelées « sprints », la méthodologie Agile permet de mettre en œuvre de nouvelles solutions dès qu’il y a un changement majeur (ou mineur) dans un processus.

Grâce à cela, les équipes sont mieux à même de revoir les tâches et de s’adapter à l’imprévisible, ce qui s’est avéré très efficace dans le domaine du recrutement, en particulier dans celui des agences de recrutement. Les progrès réalisés grâce aux sprints incrémentiels donnent plus de visibilité aux activités de recrutement.

Mise en œuvre de l’Agile

Supposons, par exemple, que votre tâche de recrutement consiste à composer une réserve de talents d’élite pour le service des arts graphiques d’une entreprise.La tâche est simplifiée au sprint : définition des besoins des candidats, recherche de candidats, publicité, recrutement actif, contact initial et présélection, entrevue,  et ainsi de suite.

Les sprints agiles combinés au Kanban vous permettent de revoir n’importe quelle étape et d’y apporter des modifications si nécessaire. En recueillant rapidement les commentaires des clients et des candidats, vous pourrez adapter le processus plus rapidement, même si vous embauchez pour un tout nouveau poste.

Difficultés avec le Kanban et l’Agile

Et comment faire en sorte que ce processus fluide soit partagé au sein de l’équipe ? Avec les tableaux Kanban. Une équipe particulière, comme vos recruteurs en TI, peut voir chaque nouveau poste dès qu’il apparaît. Ils peuvent vérifier les progrès réalisés pour répondre aux attentes du client. Il est essentiel d’avoir une bonne compréhension de la façon dont vous mettrez en œuvre Kanban et Agile pour atteindre vos objectifs plus rapidement.

Bien que votre équipe identifie les résultats escomptés de chaque sprint et les priorités nécessaires pour obtenir les candidats idéaux de la façon la plus efficace possible, c’est le client qui doit être impliqué dans le processus de planification. Sans leur participation et leur rétroaction, tout changement ou amélioration pourrait constituer un pas en arrière.

Votre tableau Kanban de recrutement

Lors de l’intégration du Kanban et de l’Agile, mettez l’accent sur la simplicité. Essayer d’apporter trop de détails ou de tâches obscurcira le processus de recrutement et laissera toutes les personnes impliquées se gratter la tête. Pendant que vous réalisez votre tableau Kanban, il y a quelques étapes à suivre :

  • Décider comment représenter visuellement votre flux de processus et vos candidats. Idéalement, il devrait être simple pour que tout le monde comprenne.
  • Limiter le nombre de candidats à une étape du processus pour éviter les distractions et les erreurs dues à la surcharge de travail.se concentrer sur le flux des candidats tout au long du processus.
  • Permettre la réitération à l’aide de méthodologies Agiles lorsque des changements de critères ou des surprises, comme par exemple ne pas trouver de bons candidats, surviennent.
  • Recueillir des commentaires et documenter vos efforts et résultats.
  • Recherchez en permanence les domaines dans lesquels vos processus doivent être adaptés.

Par exemple, pour créer un tableau Kanban pour les interviews, vous devez suivre les étapes suivantes. Etablissez :

  • une liste de candidats qui semblent convenir ;
  • une liste de candidats à contacter ;
  • une liste de candidats qui ont été contactés ;
  • une liste de candidats dont la date de l’entrevue est fixée ;
  • une liste des candidats qui ne conviennent pas ;
  • une liste des candidats qui ne se sont pas bien adaptés après l’entrevue ;
  • la sélection finale des candidats avant de les proposer au client.

Pour chaque tâche, vous ne pouvez avoir que trois noms maximum pour chacun de ces candidats. Par exemple, si vous avez déjà programmé 3 entretiens, vous ne pourrez pas en programmer un autre tant que vous n’aurez pas terminé d’interviewer au moins l’un des trois, et ainsi de suite.

Votre équipe pourra voir d’un coup d’œil quels candidats peuvent avancer trop lentement dans le flux des tâches. Vous serez en mesure de résoudre les problèmes en répétant les étapes ou en travaillant plus étroitement avec certains candidats pour aiguiser leurs compétences, ce qui peut constituer une solution.

Un tableau Kanban vous aide à identifier plus rapidement les problèmes potentiels, le succès dans le recrutement, comme dans toutes les autres fonctions de l’entreprise, donne de la visibilité aux processus. Il faut un effort coordonné. Le Kanban, surtout lorsqu’il est combiné avec des méthodologies comme Agile, est un outil éprouvé pour développer une organisation plus productive.