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Pourquoi utiliser un outil de gestion des factures dans une micro-entreprise ?

Un logiciel de facturation est un outil qui permet de réaliser des devis et des factures. Ce type de logiciel peut être très pratique pour un auto-entrepreneur, car il constitue un gain de temps. En effet, même s’il n’est pas obligatoire, un logiciel de facturation est très pratique, notamment pour les entreprises qui exercent une activité commerciale. Si vous êtes un jeune entrepreneur et que vous n’utilisez pas encore un logiciel de facturation, cet article vous donne des raisons pour vous lancer.

Centraliser la gestion des données et la base client

Le premier avantage d’un outil de gestion de facturation est la centralisation des données des clients et des collaborateurs dans un seul « un seul espace » d’une plateforme unique. Cet espace peut être accessible sur ordinateur, tablette ou mobile, ce qui veut dire que vous pourrez emmener votre comptabilité partout.

Il existe de nombreux logiciels de facturation sur le marché et en cliquant ici, vous pourrez faire le choix du meilleur logiciel de facturation pour auto-entrepreneur pour la gestion de votre entreprise. Cela vous permet de mieux connaître vos clients grâce à une base de données enrichie. Vous pouvez ainsi connaître leurs habitudes de consommation. La centralisation permet aussi aux clients de cliquer sur des bannières publicitaires, répondre aux offres promotionnelles, etc.

Gagner du temps

Un auto-entrepreneur a l’obligation de produire un journal indiquant de manière chronologique le montant et l’origine des recettes encaissées. Il doit également préciser le moyen de paiement, qu’il soit libéral ou au BIC, et fournir une facture aux clients à partir d’un montant de 25 €. Si ces documents peuvent être réalisés depuis le pack office, un outil de gestion de comptabilité permet d’avoir des templates prédéfinis pour une saisie plus rapide.

Par ailleurs, ces templates sont généralement personnalisables et contiennent toutes les mentions et autres obligations pour la facturation. C’est donc un gain de temps et de sécurité dans la mesure où l’entrepreneur pourra utiliser le logiciel pour :

  • Éditer des devis et aussi des factures personnalisées comportant toutes les informations nécessaires ;
  • Suivre les factures en attente, payées et impayées, et gérer de ce fait les relances ;
  • Avoir un espace d’archivage des devis et anciennes factures ;
  • Créer une base de données des clients et la gérer ;
  • Convertir les devis en factures sans avoir à entrer toutes les informations une seconde fois ; etc.

Toutes ces fonctionnalités permettent au micro-entrepreneur de gagner un temps précieux. Il peut donc se consacrer pleinement à son métier tout en étant à jour vis-à-vis de la loi.

Sécuriser les données

En constituant sa base de données de clients dans un logiciel de gestion, les contacts enregistrés et les justificatifs téléchargés ne se perdent pas en cas de vol/perte du périphérique de connexion. C’est donc un excellent moyen d’éviter la perte des contacts, de notes de frais, des factures ou des justificatifs. Voici les principaux moyens de sécuriser les données grâce à un logiciel adapté :

  • Protéger les accès aux serveurs par un paramétrage de chiffrement des données ;
  • Gérer les différents accès et autorisations, notamment lorsque les données du logiciel sont manipulées par plusieurs utilisateurs ;
  • Disposer d’un système de sauvegarde régulière ;
  • Pouvoir récupérer les données en cas de perte accidentelle.